«Hábitos Atómicos» en tu concesionaria. Pequeñas mejoras que promueven grandes resultados  

En su bestseller "Hábitos Atómicos" (2020), James Clear propone que pequeñas mejoras del 1%, sostenidas en el tiempo, pueden lograr cambios extraordinarios; mejoras “tan pequeñas como un átomo, pero potentes como un tsunami”. Estas mejoras marginales pueden aplicarse en concesionarias para optimizar procesos y alcanzar grandes logros. 

Inspiración para impulsar tu concesionaria 

El caso que se toma como referencia de esta metodología es la del equipo británico de ciclismo. El capitán de este equipo, David Brailsford, implementó pequeñas mejoras en los hábitos de todo el equipo que vistas individualmente, no parecían gran cosa, pero cuando todas conjugaron en un mismo lugar, lograron lo impensado: dos medallas de oro en Atenas 2004 y 8 de oro en los juegos olímpicos de Pekín 2008. 

¿Y qué mejoras eran estas? Hábitos de sueño, plan de alimentación, higiene personal, aerodinámica de la indumentaria, tiempos de calentamiento, tipo de almohadas para descansar, crema para masajes post entrenamiento, peso de equipamiento, etc. La pregunta que nos hacemos es… ¿cómo implementar mejoras marginales en la concesionaria? 

Una mejora es invisible hasta que se aprende a medirla 

Para aplicar esta metodología hay una norma que no debe ignorarse: la medición. Las carreras de competiciones mejoraron el día que comenzaron a cronometrarse. Cada rol, cada decisor y cada departamento debería medir lo que hace, saber si está alineado con los objetivos del negocio, y detectar a tiempo la necesidad de pedir ayuda. Saber si el resultado de hoy está correlacionado con el resultado de ayer, poder predecir situaciones venideras, y evitar errores recurrentes. 

A propósito de esto y con la intención de facilitar al máximo esta tarea es que diseñamos Autologica Analytics, herramienta que lanzaremos próximamente. Esta nueva capa de datos que estará integrada de forma orgánica y natural al DMS permitirá a los gerentes de la concesionaria mantener una rutina basada en datos. 

Para aplicar esta metodología, es crucial establecer metas claras, sí, pero también enfocarse en los procesos y sistemas diarios que faciliten su cumplimiento. Cada jornada laboral debe consistir en acciones coherentes y conectadas dentro de un esquema de objetivos, preferiblemente trimestrales y anuales. 

La mejora debe ser acompañada de un cambio de actitud 

Por último, estar abiertos al cambio es crucial para generar mejoras. Pensemos el siguiente escenario: año 2003, David Brailsford llega el primer día a su nuevo trabajo con el equipo de ciclismo de Gran Bretaña. Analiza los hábitos, define sus metas, plantea objetivos, detecta puntos a corregir y cuando hace el primer planteo, le responden: siempre corrimos de esta forma. Me imagino al director del equipo pensando: con razón no ganan ninguna medalla desde 1908. 

¿Cómo repercute esta metodología en la concesionaria? 

  • Incremento en la eficiencia: optimización de procesos diarios que ahorran tiempo y recursos. 
  • Mayor adaptabilidad: pequeños cambios permiten una adaptación constante a nuevas tecnologías y demandas del mercado. 
  • Reducción de errores: mejoras continuas que ayudan a identificar y corregir errores más rápidamente. 

De la teoría a la práctica… pequeñas mejoras que ofrece un DMS para lograr grandes cambios 

La propuesta que hacemos es buscar una función nueva cada semana, cada quince días, o incluso una vez al mes. El truco es crear el hábito de aprovechar al 100% una herramienta que atraviesa a toda la empresa

Repuestos 

  • Optimización del stock: implementar una herramienta para la gestión de inventarios que permita sugerir pedidos y controlar el stock, lo que podría incrementar las ventas de repuestos en un 20%. 
  • Reducción de pérdidas de ventas: Utilizar funciones que ayudan a prever la demanda y a tener repuestos disponibles para los trabajos de servicios, evitando así pérdidas de ventas

Ventas 

  • Automatización de tareas: implementar funciones del DMS como la de prendas, que ahorra 20 minutos por prenda procesada. 
  • Mejor uso del CRM: aprovechar la información del CRM para realizar campañas personalizadas que aumenten las tasas de conversión. 

Servicios 

  • Recepción de vehículos más rápida: utilizar apps para la recepción de taller, lo que puede duplicar la velocidad de recepción de vehículos. 
  • Marcación de horas digital: reemplazar las planillas manuales con un sistema digital, ahorrando así 4 horas por semana. 

Administración 

  • Automatización de tareas repetitivas: sustituir tareas manuales con interfaces automáticas, puede ahorrar hasta 80 horas mensuales. 
  • Comunicación eficiente: implementar módulos del DMS para la comunicación automática con clientes y proveedores, lo que puede ahorrar un sueldo dedicado a tareas administrativas monótonas. 

Gerencia 

  • Informes y dashboards automáticos:  configurar informes automáticos que ahorren un 80% del tiempo en la preparación de informes gerenciales. 
  • Medición constante: adoptar el hábito de medir todos los indicadores clave para tomar decisiones informadas y oportunas. 
Departamento  Ajuste  Mejora  
Repuestos  Ventas perdidas, sugerencia de pedidos, control de stock  +20% venta de repuestos.  
Ventas  Función de prendas  20 minutos de ahorro por prenda. 
Servicios  Apps para recepción de taller  Recepción de vehículos 2x más rápido.  
Servicios Marcación de horas digital reemplazando planillas 4 horas por semana ahorradas. 
Gerencia  Informes y dashboards automáticos  Ahorro del 80% de tiempo en preparación de informes  
Administración  Se reemplazaron tareas manuales con interfaces  Ahorro de 80 horas mensuales solo con una interfaz  
General  Se automatizó la comunicación con clientes y proveedores con un módulo del DMS  Ahorrar un sueldo en una tarea que no aportaba valor para dedicarlo a tareas importantes 

Conclusión 

Adoptar la filosofía de mejoras marginales de James Clear transforma la manera en que una concesionaria opera, logrando grandes resultados a través de pequeños cambios continuos. Al aplicar estas estrategias y aprovechar al máximo las herramientas disponibles en Autologica DMS, las concesionarias pueden optimizar sus procesos, aumentar su eficiencia y mantenerse competitivas en un mercado en constante evolución. 

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