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El control de gastos es, sin dudas, una tarea crítica, periódica y necesaria para garantizar la salud del concesionario. ¿Pero es sencillo de realizar?
Hasta hace un tiempo, esta tarea requería el cruce de informes, exportar datos de un sistema, esperar el mail de un controller o un administrativo, y cruzar los dedos. Pero esto no tiene que ser así. El negocio cambió, la competencia cambió, los márgenes se achican, y controlar los gastos pasó a tener un rol aún más protagónico.
¿Ya te hiciste alguna de estas preguntas?
- El área de administración y contabilidad… ¿Imputan correctamente los gastos? Porque la falta de categorización entre fijos y variables no permite un análisis real de los gastos. No podemos tener un cálculo de factor de absorción o un punto de equilibrio certero si los gastos no están bien clasificados.
- ¿Hubo un cambio estructural que hizo saltar los gastos fijos (empleados, contratos con proveedores, tercerizaciones, construcciones, se contrató un nuevo servicio, etc.)?
- ¿La estructura fija está sobredimensionada?¿Será que tenemos una estructura pensada para un nivel de ventas que no se está produciendo?
- ¿Hubo aumento de servicios, de talleres tercerizados, o errores en servicios que los paga el concesionario?
- ¿Por qué los gastos duplican lo que presupuestamos?
Las respuestas a cada una no va a aparecer en la charla con cada gerente, sino en el frío análisis de datos reales.
Control de gastos en el concesionario usando analíticas
A la hora de controlar (márgenes, metas, gastos, etc.) hay dos puntos cruciales a tener en cuenta:
- Todo pasa por algo, y hay que descubrir las causas.
- No podemos fiarnos de sensaciones, datos ‘de memoria’ o planillas que pasan por varias manos antes de llegar.
Hoy se necesita hacer una radiografia al negocio y ver los resultados de primera mano, actualizados, reales, confiables. En la siguiente imagen vemos eso, un panel construido con información viva que sale del DMS (en este caso, Autologica Sky DMS).
En una sola pantalla (sin profundizar), ya vemos, en este caso, una serie de conclusiones de la concesionaria:
Los gastos fijos está por encima de lo presupuestado. Se gastó un 20% más de un gasto que se supone que debía mantenerse controlado.
Aumentaron las ventas, pero no aumentaron los gastos variables… entonces, ¿el área de administración está imputando correctamente los gastos?
Analizando por departamento, detectamos que el área de Ventas se pasó un 47% del presupuesto de gastos fijos, pero, el área de servicios, tuvo gastos mayores, tanto fijos como variables.
- Gastos fijos: +19%
- Gastos variables: +43%
Detectado los desvíos, es tiempo de investigar
El objetivo de medir es hacer cosas con datos, por lo que no podemos quedarnos en un ‘fatídico’ análisis de gastos. El paso natural, frente a esta situación, es investigar… entender por qué se produjeron esos desvíos, detectar si son gastos bien imputados, si cada departamento está controlando el presupuesto, cuáles son las cuentas contables que están generando más gastos.
En este punto entra en juego la capacidad de estas herramientas de análisis de datos de profundizar, para ir de lo general a lo particular (en un trabajo casi detectivesco).
Volvemos al departamento de ventas y, en el siguiente caso, un analista, controller o dueño preocupado por la situación, bajará hasta llegar al punto de inflexión en el presupuesto.
La conclusión es lógica: se realizó una construcción en el predio para poder contar con más vehículos y potenciar las ventas.
Análisis de ABC de gastos (Pareto)
El análisis de gastos se completa con el análisis del 80/20; ¿cuál es el 20% de conceptos que está representando el 80% de los gastos?
Este es un análisis clave, aplicado a prácticamente todos los departamentos y procesos, que permite pondera y organizar el trabajo de análisis. Se evita comenzar caóticamente y, en cambio, empezar por aquellos gastos que son los más representativos.
Gastos A (20% que representa el 80% de los gastos)
- Ampliación de Casa Central
- Sueldos de Administrativos
- Sueldos de Vendedores
- Trabajos tercerizados
- Seguro de stock de vehículos
Las única decisiones exitosas estarán respaldadas por datos
Con este tipo de paneles y herramientas los titulares y gerentes pueden tomar decisiones reales, saber qué pasa en cada departamento, tener un control exhaustivo y ágil de temas críticos como los gastos.
Los concesionarios que sigan usando información artesanal, que pasa por varias manos y con demoras de horas (o a veces días y semanas), dependen de la confianza, no de la realidad empírica del negocio.
