Cuando crece la concesionaria se vuelve necesario tomar dos decisiones: utilizar las herramientas adecuadas que acompañen y potencien el crecimiento, y que cada gerente tenga una mirada global de la performance de sus áreas.
En este artículo analizamos 3 buenas prácticas recomendadas para gerentes de concesionarias, junto a tres soluciones tecnológicas que deberían tener en cuenta.
Medir cada sucursal, cada taller, cada empresa
A más trabajo, más información; cuanta más accesible la información, más acertadas serán las decisiones que puedan tomarse. El problema es, ¿tenemos una forma de ver los datos de cada sucursal y departamento? ¿Esa información es clara y accesible?
Cada gerente debe tener acceso a los KPI de los departamentos para poder tomar decisiones, no solo a tiempo, sino acertadas. Pero, además, la información debe tener el mismo formato y estándar. De lo contrario, se invertirá tanto trabajo en preparar la información, como en analizarla.
Forma incorrecta de analizar la información
- Un PDF con ventas de Sucursal Santa María
- Un Excel con ventas de Sucursal Bahía
- Un CSV con ventas de Casa Central
Forma correcta de analizar la información
- Un solo informe con ventas de todas las sucursales y Casa Central
Un gerente o un CEO no deberían dedicar tiempo a cruzar informes, sino todo lo contrario; deberían estar obteniendo conclusiones en tiempo real para marcar el rumbo de la concesionaria. Esta carta de navegación es esencial a la hora de crecer porque la diferencia entre datos e información define el éxito del negocio.
Garantizar controles más rigurosos
Otra necesidad que trae aparejado el crecimiento de las concesionarias es la rigurosidad de los controles, y no hablamos solo a nivel de usuarios, permisos y restricciones.
Los pagos suelen ser una tarea crítica que requieren mucha atención. Cuando la concesionaria tiene un departamento de administración amplio y varias sucursales, es necesario contar con controles automáticos para evitar situaciones conflictivas. Los DMS que permiten crear circuitos de pagos con autorizaciones de usuarios son un alivio para contables y controllers al garantizar que los pagos grandes no se realizarán sin la aprobación necesaria.
Mejorar la relación entre departamentos
Para este punto tenemos un ejemplo cotidiano: un vehículo llega al taller y el asesor genera la orden de trabajo; se asigna a un operario que agrega repuestos y trabajos, y que luego devuelve piezas que no se usaron; finalmente, se cierra la orden y se factura al cliente. Si bien parecen pocos pasos, en este circuito diario hay movimientos de stock, dinero y tiempo que deben trazarse, optimizarse y analizarse.
Estas tareas deben registrarse en un DMS pensado para la industria, lo que garantizará que toda la información volcada por el asesor de servicio (primer eslabón del circuito), automáticamente se refleje en otros departamentos; en el de repuestos indicando las piezas que va a necesitar, y en el administrativo mostrando los montos a facturar.
Las soluciones correctas acompañadas del análisis de un gerente garantizan el trabajo sinérgico entre áreas. Y el impulso que resulta de la combinación exitosa, es clave para continuar creciendo y expandiéndose.
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