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En la primera parte de este artículo, analizamos cómo un sistema de gestión y contable es fundamental para transformar la posventa en una unidad de negocio rentable a partir de:
- Simplificación de tareas cotidianas de los clientes
- Gestión inteligente de garantías
- Control de calidad de los trabajos
- Planificación y visibilidad de trabajos en progreso
En esta segunda entrega, presentamos otras 4 características enfocadas en pasar de una administración reactiva a una gestión profesional basada en datos.
1. Más control y previsibilidad en trabajos tercerizados
En la gestión diaria, existen procesos que escapan a la infraestructura propia del taller, como chapería, pintura o intervenciones eléctricas especializadas. Un problema es que, si esto no se controla, se puede estar perdiendo dinero en cada reparación.
El control de trabajos de terceros permite comparar lo facturado al cliente final con el costo real de los trabajos realizados por proveedores externos. Este informe muestra las órdenes de reparación que incluyen estos trabajos y verifica la rentabilidad de cada operación al contrastarlas con los costos incluidos en las facturas de compra de los proveedores.
2. Decisiones basadas en datos para el taller
Sin datos objetivos, la estimación de la capacidad instalada y la detección de períodos de baja demanda se basan en percepciones, lo que impide una planificación eficiente. Además, la falta de visibilidad sobre el parque circulante limita la capacidad de la concesionaria para anticiparse a las necesidades del cliente.
Frente a este panorama, los datos juegan uno de los papeles más importantes… ¿cómo?
- Paneles de Analytics que permiten visualizar indicadores clave de gestión y contables para evaluar la salud del departamento. Una decisión estratégica (capacitación, ampliación, nuevas políticas, etc.) estará respaldada por un dato real, empírico y actualizado.
- Monitoreo de retención de clientes: a partir del uso de los datos dentro del DMS, se pueden identificar clientes que estaban comprando regularmente, y que han dejado de hacerlo. De esta forma, es posible enfocarse en ese segmento que se está yendo.
Otra posibilidad, gracias a los datos, es identificar el 20% que representa el 80% de las ventas (Pareto) y enfocarse en acciones para ese segmento.
- Los datos como impulsores de ventas: los datos están y no son solo para decir que llegamos o no a la meta, sino para realizar acciones puntuales. Y hablamos de acciones que generan ingresos.
Por ejemplo, usando datos de últimas visitas al taller, pueden ofrecer el combo de alineación y balanceo, junto a la rotación de cubiertas, a clientes que no han pasado por el taller en el último año.
Gracias a estas herramientas la gerencia puede:
- Vender más usando datos actuales
- Optimizar el uso de recursos.
- Planificar campañas de mantenimiento preventivo
- Maximizar la capacidad instalada del taller
3. No más errores en la facturación
A la hora de facturar, una Orden de reparación del taller puede tener diferentes niveles de complejidad; una sola Orden de Reparación (OR) involucra mano de obra, repuestos, servicios de subcontratistas, reclamos de garantía, etc…
El escenario se complejiza cuando es necesario desglosar cargos entre garantías, cortesías comerciales y cargos directos al cliente, lo que suele generar errores manuales y fricciones en las auditorías.
Para agilizar este proceso, Autologica Sky DMS incorpora la función de Múltiples facturas a partir de una única OR. Esta función permite:
- Subdivisión de cargos: facilita la emisión de comprobantes independientes según el destinatario (fábrica, cliente final o cuentas internas).
- Consolidación de ítems: agrupa repuestos y mano de obra bajo criterios contables específicos sin duplicar registros.
- Automatización fiscal: asegura que cada factura cumpla con los requisitos impositivos correspondientes.
Con esta herramienta la gerencia:
- Fortalece la transparencia financiera
- Reduce drásticamente los errores operativos
- Mejora la experiencia del cliente al brindar facturas claras y detalladas.
4. Más ventas y mejor relación con el cliente
Es común que el vínculo con el cliente se debilite tras la entrega de la unidad, regresando al taller solo ante fallas críticas. Sin una estrategia de seguimiento, la posventa queda sujeta a la memoria del usuario, lo que reduce la frecuencia de visitas y el margen de rentabilidad.
Autologica Sky DMS resuelve este distanciamiento mediante herramientas de Service Marketing:
- Alertas y recordatorios automáticos: comunicaciones basadas en el historial de servicio y uso estimado del vehículo.
- Estimación inteligente de servicios: predice cuándo un cliente debe realizar su próximo mantenimiento preventivo.
- Campañas segmentadas: lanzamientos de promociones personalizadas para recuperar clientes que han superado el tiempo promedio de retorno.
Con estas herramientas, la gerencia:
- Aumenta la frecuencia de visitas
- Mejora la relación a largo plazo
- Logra un incremento significativo del margen operativo gracias a una mejor planificación de recursos.
¿Aprovechamos el DMS como impulsor de ventas o solo facturamos?
Cuando vemos el potencial que hay detrás de un sistema de gestión bien utilizado, es cuando realmente hacemos un uso real. Para facturar hay cientos de sistemas más pequeños, pero el poder del DMS radica en resolver, potenciar y aprovechar las particularidades de la industria.
Y tú, ¿estás haciendo un uso integral del DMS?
