Una persona que realiza una misma tarea durante años podrá decir con seguridad que lo hará con casi un 100% de eficacia. Sin embargo, hay tareas que no dependen solamente del expertise de la persona, sino de otros flujos y actividades que funcionan lateral a ellas. Por ejemplo, el mejor Gerente de Repuestos de la concesionaria no puede garantizar realizar la mejor compra mensual sin conocer esas actividades laterales, ni basándose solo en su intuición y conocimientos.
Los sistemas modernos para concesionarias ofrecen herramientas para tomar las decisiones más adecuadas y con mayor índice de éxito gracias a:
- Informes confiables del estado actual de cada Departamento.
- Posibilidad de definir indicadores clave de performance según las exigencias de cada marca.
- Herramientas de Business Intelligence para detectar tendencias y visualizar grandes volúmenes de datos
Justamente, la compra de repuestos es un proceso clave porque:
- El éxito de cada compra estará supeditado a las compras que realicen los clientes o las solicitudes de piezas para trabajos de servicio.
- Una mala compra puede aumentar el stock inmovilizado y transformarse en un costo.
- Si no se compra correctamente, se corre el riesgo de tener un stock que no satisface los pedidos de clientes.
Informes para conocer cada rincón del área
Los informes son fotografías de cada rincón de la concesionaria que, si se tiene el hábito de analizarlos, permiten obtener diferentes conclusiones ya sea sobre la composición del stock de repuestos, las compras más frecuentes de los clientes, los repuestos que tienen mayor rotación, etc.
Por ejemplo, un gerente de repuestos que utiliza Autologica DMS u otro sistema moderno, puede conocer, por ejemplo:
Con respecto a los clientes y repuestos
- Qué repuestos fueron los más comprados en un período determinado.
- Cuáles fueron los motivos de todas las compras que no se concretaron.
- Cuáles son aquellos clientes que centralizan las compras más significativas.
Con respecto al stock
- Cuál es la cantidad de piezas en estado obsoleto.
- Qué piezas deberían transferirse de una sucursal a otra para satisfacer los pedidos de los clientes.
Contando con esta información, sumado a su expertise, el gerente de repuestos puede tomar decisiones más acertadas porque conocerá de antemano, cómo está funcionando el departamento.
Paneles para analizar el área en tiempo real
Los paneles de inteligencia de datos (Bussiness Intelligence), son una tendencia mundial que ya ha llegado a la industria automotriz y de maquinaria. La esencia de estas herramientas es transformar los grandes volúmenes de datos generados en la operatoria diaria y mostrarlos de una manera más ‘amigable’.
Tomando el caso anterior, el Gerente de repuestos puede trabajar en una pantalla, mientras en otra ve el flujo diario de cada indicador y valores clave de su área.
Si detecta que baja el índice de cumplimiento (cuánto se satisface del pedido que hacen los clientes), puede conocer esa situación en tiempo real y tomar decisiones en base a la causa que puede ser:
- Se le ofrecieron solo 6 porque no había más en stock. Se produjo quiebre de stock.
- Se le ofrecieron solo 6 pero en el sistema figuraban solo 10. Se produjo por problemas de organización o falta de trazabilidad de piezas.
- El cliente solo quiso 6 porque el precio era alto.
El gerente que utiliza estas herramientas puede tomar decisiones más acertadas en base a las tendencias que se presentan en la concesionaria. Sin embargo, aunque estas tecnologías “hacen hablar” a los datos es fundamental saber qué se quiere analizar y para qué, debido a que existe una gran cantidad de combinaciones de variables para analizar y cruzar la información.
