Medir la eficiencia, ocupación y productividad del taller es un trabajo que a veces pareciera hacerse más a simple vista que basándose en datos precisos.
Pero si se tienen en cuenta ciertos factores podemos anticiparnos a futuros problemas y aumentar la rentabilidad del concesionario.
¿Qué información debemos manejar para evaluar el desempeño de nuestro taller?
Para lograr esto, primero es importante entender algunas definiciones, y comenzar a registrar los siguientes datos:
Horas facturadas: Son las que se cargan en la orden de reparación, ya sean pagadas por el cliente, la fábrica en el caso de garantía o por la concesionaria cuando se trata de cargos internos.
Horas compradas: Son las horas que el mecánico debe asistir al concesionario en virtud del sueldo que se le paga. No son solo las horas que está frente al vehículo, también incluyen capacitaciones, almuerzos, licencias, etc.
Horas disponibles: Son las que el mecánico va a estar frente a la unidad trabajando. Surgen de las horas compradas.
Horas trabajadas: Son las horas reales que el mecánico trabaja en una unidad.
Demora: Es el tiempo durante el cual se detienen las reparaciones de las unidades por falta de repuestos, falta de herramientas, etc.
Es importante registrar las demoras, para poder detectar:
- Necesidades de capacitación
- Necesidades de equipamiento
- Necesidades de mejoras en la gestión de repuestos
Viendo la frecuencia de demoras y los motivos, se pueden detectar los causantes. Por ejemplo, si las demoras son por la falta de repuestos, habrá que ver como se gestionan las compras en el taller.
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¿Para qué nos sirve esta información?
Una vez que obtengamos estos datos podremos calcular los siguientes indicadores, analizar los resultados y así poder tomar medidas para optimizar la ocupación del taller.
¿Cuántas horas de las disponibles se están trabajando efectivamente en Órdenes de Reparación?
Hs Trabajadas / Hs Disponibles = X%
- Objetivo: Lo más cercano al 100%
¿Cuántas horas de las disponibles se están facturando a los clientes? Es similar al anterior pero desde un punto de vista más financiero.
Hs Facturadas / Hs Disponibles = X%
- Objetivo: Lo más cercano al 100%
Eficiencia
Es la capacidad de cada operario del taller para proporcionar ingresos, en términos de horas facturadas con respecto a las horas trabajadas. En otras palabras, responde a la pregunta ¿Cuán eficiente es mi empleado?
Hs Facturadas / Hs Trabajadas = X
- Objetivo: Mayor a 1
Es importante que el valor sea mayor a 1; en caso contrario implica que no se están facturando todas las horas trabajadas.
Aunque sean internas o garantías que no se facturan al cliente, se deben registrar y “facturar” para registrar el gasto y consumir las horas de los operarios contablemente.
¿Cómo obtenemos esta información?
Como punto de partida es importante contar con un sistema de gestión capaz de almacenar toda esta información, y de llevar los indicadores necesarios.
Pero también es importante que al mecánico o técnico le sea sencillo y rápido cargar estos datos en el sistema. Para esto, muchos talleres están empezando a usar una pantalla táctil (touch screen) para que cada mecánico pueda ágilmente indicar qué está haciendo en todo momento:
- Reparando una unidad
- Limpiando el taller
- Asistiendo a otras áreas
- Trasladando una unidad
- … y otras tareas que el Gerente de Servicios (o Gerente de Posventa) quiera medir.
Con un buen sistema de gestión y una pantalla táctil (touch screen) en el Departamento de Servicios se puede optimizar el rendimiento y la eficiencia del taller.
Aquí puede ver la grabación de la presentación “Reloj de Trabajo con Pantalla Táctil”.
