En cada proceso, desde que se registra el turno hasta que se facturan los servicios, Autologica Sky DMS aporta una mejora que ahorra tiempo, elimina demoras y permite optimizar el trabajo de los operarios logrando ahorrar las horas equivalentes a un mes, por año. 

Paso 1: Gestión de turnos

Turnos365 es una agenda online que permite al cliente solicitar turnos de taller desde su computadora o dispositivo móvil. Esta solución envía recordatorios de la cita para minimizar las ausencias, agiliza el proceso de carga de turnos y permite al Gerente de Servicios monitorear la ocupación del taller a fin de maximizarla. 

Ventajas principales 

• Ahorro de tiempo en la carga de turnos al permitir a los usuarios hacerlo desde la web. 
• Cuando el turno lo carga el concesionario, los datos del vehículo y del cliente se completan automáticamente al integrarse a Autologica Sky DMS. 
• El jefe de taller puede conocer de antemano qué trabajos se van a realizar cada día para poder preparar los repuestos y ahorrar tiempo a los operarios. 
• Reduce el ausentismo gracias a los recordatorios automáticos que reciben los clientes. 
• Existen concesionarios en los cuales los clientes sacan turnos para el mismo día en que lo están cargando provocando que el concesionario no llegue a confirmarlos generando una mala experiencia para el cliente. Turnos365 evita esta situación al permitir definir a partir de cuántos días el cliente podrá solicitar turnos desde la web. 

Paso 2: Recepción de unidades

El día del turno, los Asesores de Servicio usarán DealerTablet en su tablet para realizar el checklist de recepción que es 100% configurable para ajustarse a cada concesionario y a cada forma de trabajo. 

Ventajas principales 

• Reducir el tiempo de recepción de unidades en el taller hasta un 33%. 
• Crear automáticamente la orden de trabajo en Autologica Sky DMS. 
• Customizar el checklist para ofrecer promociones, trabajos estacionales, servicios, etc. 
• Ofrecer una imagen profesional del concesionario. 
• Realizar el checklist en la ubicación del cliente en el caso de trabajos de campo para maquinaria de agricultura o construcción. 

Paso 3: La orden de trabajo

Una vez recibido el vehículo se creará automáticamente la orden de trabajo en Autologica Sky DMS. Este documento contiene toda la información del cliente, el vehículo que ingresó, el historial de trabajos, los repuestos que se usan, los trabajos, las horas invertidas por cada operario, los trabajos de terceros, etcétera. 

Ventajas principales 

• Permite registrar trabajos en horas, unidades de tiempo definidas por fábrica, kilómetros recorridos o trabajos de terceros. 
• En cada ítem se registra quién lo paga y se pueden generar varias facturas desde una misma Orden de trabajo, si hay partes a cargo interno, garantía, cliente o una compañía de seguros. 
• Se pueden cargar los manuales de servicio de mantenimiento de cada modelo comercializado, con sus repuestos y pasos de la reparación. 
• Simplifica la trazabilidad de trabajos y repuestos utilizados en cada orden de reparación. 
• Agiliza el proceso de facturación. 
• Permite conocer el historial de trabajos de cada vehículo para poder ofrecer servicios extra y actualizar la información de cliente y su vehículo. 

Paso 4: Gestión de repuestos

En cada orden de trabajo se podrán incluir los repuestos que intervienen en cada trabajo para luego facturarlos. Para tener una trazabilidad correcta de cada pieza que sale del stock de repuestos, Autologica Sky DMS permite trabajar con vales y pre-vales de repuestos, que son documentos que reflejan el movimiento de repuestos y que se relacionan a cada orden de trabajo. 

Ventajas principales 

• Se solicitan las piezas para una determinada orden de trabajo al ERP mediante un pre-vale. 
• Cuando el ERP entrega las piezas, se disponibilizan en Autologica Sky DMS para ser vinculadas a esa orden de trabajo. 
• Trazabilidad total de cada repuesto o accesorio que se usa en servicios. 
• Todos los repuestos utilizados en un trabajo se facturan. 
• Reduce los errores de carga manual de información al automatizar la asignación de piezas en cada orden de trabajo. 

Paso 5: Gestión de trabajos y control de horas

Autologica Sky DMS cuenta con Reloj de Trabajos, una aplicación para pantalla táctil que ayuda a optimizar el rendimiento y la eficiencia del taller al permitir a los mecánicos registrar en pocos segundos cada tarea que realizan.  

Por otro lado, el Panel de Operarios (módulo dentro de Autologica Sky DMS) permitirá al Gerente de Servicios ver rápidamente si un mecánico está demorado, a fin de reasignar tareas y minimizar el impacto en la eficiencia del taller.

Ventajas principales 

• Detectar demoras en trabajos y sus motivos. 
• Detectar horas ociosas en el taller para aprovecharlas en capacitaciones o acondicionamientos. 
• Analizar la productividad y eficiencia del área. 

Paso 6: Estado de cada trabajo

Avance de OR permite al Gerente de Servicios ver en tiempo real cómo avanza cada orden de trabajo en el taller. De esta manera, puede organizar las tareas, y asignar y reasignar trabajos a los operarios a fin de mejorar la productividad y eficiencia del taller. 

Ventajas principales 

• Detectar demoras en trabajos abiertos. 
• Detectar cuellos de botella y accionar a tiempo. 
• El jefe de taller podrá ordenar y asignar trabajos rápidamente. 
• Detectar órdenes de trabajo que están abiertas hace mucho tiempo. 

Paso 7: Facturación

Una vez que se termina de realizar el servicio, automáticamente se cargan las horas de trabajo y lo repuestos involucrados a la orden de trabajo para facturarlo al cliente.

En la facturación se pueden discriminar lo que debe pagar el cliente, así como lo que está cargo del concesionario y lo que pertenece a la garantía (incluyendo el proceso para hacer el reclamo a fábrica).

Finalmente, se envía al ERP la/s pre-factura/s para finalizar el proceso de facturación y cobro en dicha herramienta. 

Ventajas principales 

• Ahorro de tiempos administrativos. 

Paso 8: Informes

Autologica Sky DMS incluye múltiples maneras de controlar y auditar la operatoria del departamento de servicios para que la gerencia pueda mejorar la eficiencia, productividad y rentabilidad. 

Informes principales 

• Productividad y eficiencia. 
• Ciclo de órdenes de trabajos a clientes. 
• Resumen de servicios por taller y asesor. 
• KPIs mensuales de posventa. 
• Detalle de facturación de terceros. 
• Excel detallado con todo lo realizado en el taller.