A medida que crece un concesionario se genera más y más información y por este motivo se vuelve cada vez más complejo monitorear y auditar cada departamento.
Las herramientas modernas de DMS tienen funciones automatizadas que pueden ayudar, auditando las operaciones del concesionario y distribuyendo información estratégica a las partes interesadas. ¿Cuáles son las ventajas de estas alertas automáticas?
1. Le indica al concesionario sobre acciones que debe realizar
En el área de repuestos, por ejemplo, el gerente recibirá un email cada vez que se presenten situaciones que requieren un acción para corregirse y evitar pérdidas de tiempo o dinero:
- Repuestos sin stock
- Repuestos pendientes a entregar al clientes, que ingresaron al stock
- Ajustes que restan stock al inventario de repuestos
- Pedidos de venta pendientes
Estas alertas van a permitir trabajar sobre una situación antes que se vuelva un problema.
2. Detecta problemas y posibles fugas de dinero
Un problema común en muchas áreas, es que la falta de un control constante en cada proceso de trabajo lo que puede generar pérdidas de dinero. En el área de servicios, por ejemplo, sin un control exhaustivo sobre las órdenes de reparación podemos estar perdiendo grandes cantidades de dinero.
Las alertas rápidas, en pos de eliminar este tipo de problemas, pondrán la mira en distintas situaciones por las que pasan las Órdenes de reparación:
- Alerta al Gerente de Servicio cuando una orden de reparación ha estado abierta demasiado tiempo
- Alerta al Gerente de Repuestos cuando las piezas se hayan tomado del inventario pero no se hayan facturado después de N días
- Analiza órdenes de reparación facturadas: ¿están acorde a los objetivos del área?
3. Realiza el seguimiento del equipo de ventas
Si bien el equipo de ventas utilizará un CRM para la gestión comercial, el gerente debe analizar informes y cruzarlos con objetivos y KPIs para conocer la performance del equipo de ventas. Las alertas rápidas pueden simplificar la tarea enviando automáticamente la información del equipo de ventas en base a diferentes variables:
- Seguimiento de objetivos de cada vendedor
- Tareas vencidas
- Evolución de etapas de ventas de oportunidades
- Condiciones comerciales próximas a vencer
4. Simplifica la relación con los clientes
Los clientes hoy en día prefieren hacer consultas a través de Internet o sus smartphones, por eso, es necesario adaptarse a ese hábito. Exigirle al cliente que vaya hasta la concesionaria para solicitar información puede generar descontento, en cambio, enviarle la información de forma automática, aumentará la satisfacción y permitirá mantenerse presente en su vida cotidiana. Las alertas rápidas van a permitir que el sistema envíe:
- Comprobantes de venta
- Facturas
- Resumen de cuenta corriente
- Pagos que se están vencer y vencidos
- Límite de crédito alcanzado
- Cuenta corriente suspendida
Todas estas alertas automatizadas permiten aprovechar mejor el tiempo que se invierte en buscar información, organizarla y enviarla. La mayor ventaja competitiva la tendrán aquellos concesionarios que cuenten con más tiempo para invertir en tareas significativas y de mejora en sus negocios.
Lo invitamos a coordinar una demo para que vea cómo Autologica DMS le permite realizar comunicaciones automatizadas y mucho más.
<
