Laura, gerente general de una concesionaria que comenzó como una empresa familiar, tomó las riendas del negocio en un momento clave: el negocio se había expandido considerablemente, ahora contaba con sucursales en diferentes ciudades y representaba a varias marcas.

Ella describía su día como un caos organizado; los departamentos parecían trabajar bien, pero siempre había detalles que no terminaban de cerrar… el taller estaba al límite de su capacidad, el inventario de repuestos siempre tenía «sorpresas», el control de leads y prospectos era cuasi artesanal, y los asesores de ventas tardaban demasiado en cerrar operaciones.

Un día, revisando los reportes de fin de mes, Laura se dio cuenta de que algo estaba realmente mal: los números no cuadraban. Había pérdidas difíciles de justificar y, lo más preocupante, cada jefe de área parecía tener una versión diferente de la realidad.

En una reunión con otros gerentes y empresarios de su ciudad, detectó la necesidad de tener un sistema que profesionalice el concesionario. Al cabo de unos meses, elegido el sistema correcto, la rutina de Laura se había transformado por completo.

¿Qué había cambiado?

Cuando Laura y su equipo comenzaron a trabajar con nosotros, lo primero que hicimos fue escuchar. Queríamos entender realmente cómo funcionaba su concesionario, cuáles eran sus desafíos y, sobre todo, qué resultados esperaban lograr.

Durante las primeras semanas realizamos un relevamiento detallado de sus procesos. Nos sumergimos en los números del taller, el comportamiento del inventario y hasta las dinámicas entre los equipos. Fue un ejercicio revelador: descubrimos puntos críticos que, aunque estaban presentes hace tiempo, no habían salido a la luz con claridad.

Por ejemplo, el stock de repuestos incluía un alto porcentaje de piezas inmovilizadas, lo que bloqueaba recursos importantes del concesionario. Por otro lado, las decisiones de compra se basaban más en la intuición que en datos concretos, lo que hacía difícil prever la demanda real.

Con ésta y más información en mano, pudimos parametrizar el DMS para abordar cada necesidad, porque, aunque el sistema tiene una estructura sólida, también cuenta con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las particularidades de cada empresa. En el caso de Laura, además de resolver la operatoria diaria de cada departamento, nos enfocamos en herramientas que les permitieron:

• Optimizar la rotación del inventario al identificar y redistribuir piezas inmovilizadas.
• Mejorar la gestión de compras a través de las funciones de sugerencias de pedidos de repuestos.
• Controlar la performance de cada vendedor: sus leads, sus tareas vencidas, sus tasas de conversión…
• Sembrar el hábito de analizar indicadores diariamente, de toda la concesionaria y de cada departamento.
• Implementar el control de horas de cada operario de forma exacta, y sin necesidad de papel o de apelar a la memoria al final del día.

La fórmula del éxito

Pero aquí está la clave: un DMS por sí solo no hace magia. No importa cuán robusto o avanzado sea el sistema, si los datos ingresados no son precisos o si cada miembro del equipo no carga la información, los informes no serán fiables. Por eso, la fórmula del éxito es simple: procesos correctos más el sistema correcto.

Por ejemplo, en el caso de Laura, algo tan simple como registrar ventas perdidas o actualizar inventarios en tiempo real marcó una gran diferencia, lo que antes era un esfuerzo manual repetitivo, ahora se hacía con un solo clic y permitía obtener conclusiones para mejorar las ventas.

A lo largo estos 30 años implementando DMS en cientos de concesionarias, hemos aprendido que el verdadero impacto está en la combinación de tecnología y un cambio en la mentalidad operativa. Con Laura, lo vimos una vez más.

En solo seis meses, su concesionaria redujo el porcentaje de piezas inmovilizadas del 27% al 15%. Esto aumentó un 20% la rotación del inventario y llevó la rentabilidad operativa del área de repuestos del 80% al 90%.

Transformar un caos organizado en una operación profesional no sucede por accidente. Ocurre cuando los procesos adecuados encuentran la herramienta perfecta para potenciarlos.