Si usted desea profesionalizar su taller y crecer, debe comenzar a preguntarse algo que los expertos en gestión del tiempo se preguntan: ¿Es posible automatizar tareas diarias y aprovechar cada minuto para tareas más significativas?

Los sistemas de las concesionarias que tienen en cuenta la importancia del tiempo, cuentan con funciones y herramientas que automatizan tareas rutinarias, ahorran tiempo, garantizan la concreción exitosa de la tarea, y permiten ganar minutos para invertir en tareas más importantes (y rentables).

¿Y por qué es tan importante optimizarlo? porque el tiempo es dinero, en consecuencia también nos permite ser más eficientes en la gestión y vender más.

Si logramos que los empleados del taller se enfoquen en hacer tareas más importantes que aquellas que pueden automatizarse posiblemente logremos que hagan mejor su trabajo y sean más rentables. En este artículo le mostraremos ejemplos puntuales de cómo un dealer puede perder el tiempo y cómo también puede optimizarlo.

Caso 1 – Taller no optimizado

Gestión de turnos

Hemos podido ver que en algunos casos la concesionaria no tiene organizada la gestión de turnos del taller. Muchas veces hacian rotar a diferentes empleados en la tarea de atender el teléfono, solicitar los datos de cada cliente y registrar, en un Excel, el día, horario y trabajo que necesitaba cada uno. Los errores no eran muchos, en ese caso, pero el tiempo invertido en una tarea automatizable era muy alto.

Recepción de unidades

Luego, cuando llegaba el vehículo el Asesor de Servicios iniciaba la tarea de inspección y recepción de la unidad. Esta tarea la completaba en una hoja de papel que más tarde transformaba en una Orden de Reparación en el sistema de administración. Es decir, duplicaba una tarea: primero completaba la información con el cliente, luego la volvía a escribir en el sistema. Además al no tener automatizados estos procesos, no contaba con cierta información que el cliente ya habia dado a la concesionaria cuando solicitó el turno y el Asesor de servicios debe volver a cargar toda la ifnormación.

Trabajo sobre la unidad

El operario encargado de realizar el trabajo buscaba la Orden de Reparación creada y solicitaba los repuestos que necesitaba. Una vez recibía las piezas empezaba a trabajar. En caso que no pudiera continuarlo (falta de repuestos, falta de infraestructura, rotura de herramientas, etc.), esperaba a que se solucioneara el obstáculo y luego continuara.

Caso 2 – Taller optimizado

Circuitos integrados y automatizados

En primer lugar, el dealer decidió implementar una herramienta de turnos online lo que permitió, por un lado, que cada cliente solicitara sus propios turnos y, por otro lado, en caso que llamasen, registrarlos más rápido desde un navegador web. No solo no necesitaba tanto personal dedicado a esta tarea, sino que cualquier persona, desde un Smartphone o Tablet podía completar los turnos.

Los asesores de Servicios, a su vez, cambiaron la hoja de papel por checklist digitales completables desde una Tablet. No solo la tarea se volvió más sencilla, sino que, una vez completada la recepción, se generaba automáticamente la Orden de Reparación en el sistema de la concesionaria. Solo esas dos mejoras contribuyeron a un ahorro de tiempo muy significativo en el día a día de cada rol.

La tercera estrategia implementada, y quizás la más efectiva, fue el control en tiempo real de todo lo que sucedía en el taller. El Responsable del taller, desde una pantalla, empezó a controlar cómo se invertía cada hora de los operarios en el taller. Con esta información pudo detectar:

• Si un trabajo estaba demorado por falta de repuestos. Entonces podía hacer el pedido rápidamente.
• Si un trabajo estaba demorado por falta de infraestructura. Entonces podía enviar a ese operario a capacitarse o trabajar en otro trabajo.
• Detectar demoras por falta de capacitación.

¿Cómo se aprovechó cada minuto ganado?

Cada hora y minuto ahorrado se transformó, automáticamente, en tiempo disponible para invertir en otras tareas y procesos más rentables. Los operarios contaron con más tiempo para capacitarse y pudieron dedicar más a cada trabajo logrando mejores resultados. Además, los errores de solapamiento de tareas, olvidos de turnos, y mala gestión de la infraestructura se redujo considerablemente.

El resultado: una concesionaria que transformó el tiempo en uno de los activos más importantes del negocio.