El acceso a una gran cantidad de datos es un arma de doble filo, y el hecho de que algo se pueda medir no significa que deba ser medido. La gestión eficiente no se trata de acumular métricas, sino de seleccionar los indicadores correctos que impulsen decisiones estratégicas.
“La capacidad de identificar nuevas formas de medición marca la diferencia en una gestión exitosa”. Octavio Santisteban, Analista Senior en Autologica.
Dos problemas de todo Gerente de Repuestos
Situación 1
Imaginemos que llega un cliente a la concesionaria y pide 10 unidades de un repuesto, de los cuales solo tenemos 6 en inventario. En este caso, el índice de cumplimiento sería del 60% si se usa el criterio de “cantidad”, o 0% en el caso de usar el criterio “por línea” que usan algunas fábricas.
Pueden darse dos situaciones:
- El repuestero ofrece al cliente pedir los repuestos que faltan y éste acepta, logrando la venta, pero aumentando las compras de emergencia.
- El repuestero ofrece pedir las piezas que faltan, pero el cliente no acepta, perdiéndose la venta de 4 repuestos.
Aunque el primer escenario parece el mejor, los pedidos de emergencia suelen tener recargos asociados a la urgencia del envío, además de demoras que hacen que el cliente quede más tiempo sin su vehículo, lo que equivale a un cliente insatisfecho. En el caso de maquinarias las consecuencias son más graves. En otros casos, la compra de una sola pieza tiene un costo de traslado que puede ser amortizado si el pedido incluyera más de una pieza. El precio del flete será excesivo y poco rentable para la concesionaria.
Situación 2
En la concesionaria no hay un control de la actividad de las piezas, situación que conduce, tras un análisis minucioso, a detectar una terrible realidad: hay cientos de miles de dólares invertidos en repuestos que se deprecian día a día. El índice de obsolescencia de repuestos no es una métrica evidente para muchos concesionarios, pero al medirla, se descubre cuánto capital está inmovilizado en piezas sin rotación.
Imaginemos un concesionario con un inventario total en repuestos de $1.000.000 de los cuales $500.000 son obsoletos, y supongamos que un banco podría pagarle un interés del 5% anual por los depósitos. En este caso el concesionario está teniendo un costo de oportunidad de $50.000 anuales por este inventario inmovilizado.
Los datos como respuesta a todo
Ambas situaciones tienen varios puntos en común, pero el más importante es que permanecen como agresores sigilosos hasta que son detectados a través de la medición. Pueden pasar meses donde estas dos situaciones desgastan al área; detectarlas es el primer paso, lo segundo es actuar para eliminarlas.
Soluciones
Gestión de compras
Es importante comenzar a comprar en base a métodos estadísticos utilizando sugerencias de compra informatizadas. Una buena gestión de compras contempla temas como ranking de ventas, volumen de demanda, popularidad y estacionalidad. Autologica Sky DMS cuenta con diversos métodos de sugerencia de pedidos, y puedes ver más aquí.
Monitorear la salud del inventario
Es vital controlar de forma periódica la salud del inventario usando técnicas de Cruces de Informes ABC. Por ejemplo, se pueden detectar repuestos obsoletos que tienen una incidencia alta en el valor de stock y aplicar de inmediato acciones correctivas.
Mejorar la administración de pendientes
Cuando el proveedor envía piezas al concesionario, es difícil determinar si son para stock o si fueron solicitadas por un cliente. Si son piezas para un cliente y éste no vuelve a la concesionaria, las piezas pueden quedar durmiendo en la estantería para pronto abultar el stock inmovilizado. Autologica puede ayudarte con este punto, lee más aquí.
Cooperación entre sucursales
Analizar las piezas que no se venden en una sucursal para transferirla a otra donde tengan más posibilidad de venderse.
Equilibrio entre acción y medición
El éxito en la gestión del Departamento de Repuestos no depende de cuántos indicadores se registran, sino de seleccionar los que ofrecen el mayor valor estratégico. A la vez, es fundamental tener la mente abierta para descubrir nuevas métricas que pueden ser reveladoras para impulsar mejoras significativas.
