Indicadores importantes que los gerentes deberían monitorear

El efecto que tuvo la crisis sanitaria mundial sobre la industria automotriz no es ninguna novedad, y se refleja claramente en la disminución de ventas. Este complicado panorama exige un control y conocimiento total de lo que sucede en cada departamento y afortunadamente, los DMS ofrecen abundante información, pero… de los cientos de informes que ofrece su DMS, ¿qué es lo que debería estar controlando?

Les compartimos una lista elaborada por expertos con indicadores de performance fundamentales (KPIs o Key Performance Indicators), que los gerentes del concesionario deberían examinar en forma periódica.

Indicador #1: Factor de Absorción

Las ventas de vehículos están en baja y el margen por vehículo está cayendo año a año.

Al mismo tiempo, muchos gerentes generales tienden a enfocar el negocio desde el lado de las ventas, sector del que provienen. Muchos concesionarios reconocen la importancia de Repuestos y Servicio pero en realidad prefieren no involucrarse.

Es vital que los concesionarios centren sus esfuerzos en alcanzar la máxima eficiencia en Repuestos y Servicio, y una manera de controlar esto es mediante el seguimiento del Factor de Absorción.

¿Qué es el Factor de Absorción?

El Factor de Absorción es el porcentaje que cubren (o “absorben”) los departamentos de Repuestos y Servicio del total de los costos operativos de la concesionaria.

Fórmula

(Ventas de Repuestos y Servicios – Costos variables de Repuestos y Servicios) / Total de gastos del concesionario

Entonces, este es el desafío: un concesionario eficiente debería vender suficientes repuestos y servicios como para no depender de las ventas de vehículos.

Idealmente, un concesionario tendrá un Factor de Absorción de 1… es decir, Repuestos y Servicio generarán una ganancia suficiente para cubrir el total de gastos fijos de todo el concesionario.

Analicemos tres puntos que los concesionarios pueden llevar a cabo para mejorar el Factor de Absorción:

• Aumentar la eficiencia del departamento de Servicio. Existen varios indicadores que pueden tenerse en cuenta, incluyendo Horas por Orden de Reparación y la relación o ratio Repuestos vs. Mano de Obra.
• Implementar una política de gestión de inventario de repuestos adecuada para optimizar las compras (y así reducir costos), mejorar la disponibilidad y disminuir las ventas perdidas.
• Hacer un seguimiento de los repuestos pendientes a clientes. Este punto, que muchas veces se pasa por alto, puede afectar las compras, ventas y la satisfacción del cliente.

Indicador #2: Inventario de repuestos obsoletos

La administración del inventario de piezas es una tarea muy complicada dada la cantidad y diversidad de artículos que hoy día debe manejar un concesionario.

El concesionario convive con dos situaciones enfrentadas: Tener un buen Índice de Disponibilidad de piezas y, por otro lado, lograr una alta rotación del inventario.

Desde un punto de vista comercial, un alto índice de disponibilidad evita ventas perdidas y aumenta la satisfacción del cliente. Pero lograrlo puede implicar tener demasiado stock especialmente si no compramos las piezas correctas.

Comprar incorrectamente puede generar un problema que irá en aumento eternamente si no le ponemos un freno: el aumento del inventario inmovilizado.

¿Qué es el inventario de repuestos obsoletos?

Se considera inventario de repuestos obsoletos (también llamado inventario inmovilizado o muerto) al stock de piezas que no ha tenido ventas en los últimos 12 meses.

Muchos concesionarios se sorprenden cuando toman la primera medición de su inventario obsoleto, pues puede llegar a representar el 50-70%, y a veces más, del total de su inventario, producto de muchos años de comprar más intuitivamente que estadísticamente.

La primera reacción es siempre la misma… de incredulidad. Pero los números no mienten, y al entender esto el concesionario puede pasar a resolver la situación con dos estrategias: (i) decidir qué hacer con las piezas muertas, y (ii) aplicar una Gestión de Compras para empezar a comprar correctamente.

¿Cuánto le cuesta este problema?

El inventario obsoleto genera costos directos e indirectos, por ejemplo:

1. Costo de oportunidad

El inventario inmovilizado es dinero que está en las estanterías sin producir ninguna ganancia. En otras palabras, equivale al costo de oportunidad de colocar el dinero en otro negocio.

Imaginemos un concesionario con un inventario total en repuestos de $1.000.000 de los cuales $500.000 son obsoletos, y supongamos que un banco podría pagarle un interés del 18% anual por los depósitos. En este caso el concesionario está teniendo un costo de oportunidad de $90.000 anuales por este inventario inmovilizado.

2. Pérdida directa

Las piezas que caen en obsolescencia en definitiva deberán ser “scrapeadas” o vendidas a valores muy inferiores al costo; implicando esto una pérdida directa. En nuestro ejemplo, si el concesionario logra vender los obsoletos al 50% de su perdería $250.000.

3. Costos ocultos

El inventario inmovilizado implica diversos costos directos como seguros, “alquiler” del espacio de almacén (aunque el depósito sea propiedad de la concesionaria este costo debe contemplarse), impuestos y el tiempo que se pierde cada vez que se recuenta del inventario.

Soluciones al problema

Su sistema de gestión para concesionarios (o dealer management system) seguramente ofrece una serie de herramientas que lo pueden ayudar.

1. Gestión de Compras

Es importante comenzar a comprar en base a métodos estadísticos utilizando sugerencias de compra informatizadas. Una buena gestión de compras contempla temas como ranking de ventas, volumen de demanda, popularidad y estacionalidad.

2. Monitorear la salud del inventario

Es vital controlar periódicamente la salud del inventario usando técnicas de Cruces de Informes ABC, y aplicar de inmediato las acciones correctivas que correspondan.

3. Mejorar administración de pendientes

Cuando el fabricante nos envía piezas se hace difícil determinar si son para stock o si fueron solicitadas por un cliente.

Si son piezas para un cliente y éste no vuelve, las piezas pueden quedar durmiendo en la estantería y pronto pasarán a abultar el stock inmovilizado de la concesionaria.

El concesionario debe cargar todos los pedidos de clientes en el sistema, y el software debería informar, al llegar piezas del proveedor, para qué cliente es cada una. También debe ponerse en práctica una política de revisión de la antigüedad de los pedidos pendientes, con ayuda del sistema.

Una mala gestión de los ciclos de cobranza y pagos es uno de los principales motivos por los cuales las empresas entran en crisis financieras.

Indicador #3: Rotación de cartera… ¿Cuánto dinero tiene su concesionaria en la calle?

Muchos concesionarios trabajan con ventas a plazo (o en cuenta corriente) en sus áreas de repuestos y servicios, y la realidad es que pocos dealers saben cuánto dinero tienen “en la calle” en un determinado momento y cómo los puede afectar.

Estos son datos fundamentales a la hora de planificar y usar eficientemente los recursos de la empresa.

El indicador de Rotación de Cartera permite apreciar el tiempo en que tarda una empresa en recuperar sus cuentas por cobrar a clientes.

Fórmula

(Cuentas por cobrar * 360) / Ventas neta a crédito

Supongamos que la concesionaria tuvo ventas anuales a crédito por $10.000.000 y al final del período queda por cobrar un remanente de $3.500.000. Siguiendo la fórmula, nos arroja un resultado de 126, que equivale a los días que demora la cobranza de las ventas a crédito.

Este indicador puede mostrar que la concesionaria está financiando a sus clientes con mejores plazos de los que obtiene de sus proveedores, produciéndose una desventaja financiera. O sea, si financia a 126 días a sus clientes pero sus proveedores le financian solo a 30 días, en cualquier momento el dealer puede quedarse sin liquidez para afrontar pagos.

Y si esto sucede, deberá recurrir a fuentes alternativas de financiamiento (préstamos bancarios, giro en descubierto, venta de cheques) con sus respectivos costos.

Además no olvidemos que el dinero en la calle es dinero inmovilizado que el concesionario podría estar aprovechando para ofrecer un mejor servicio o hacer nuevas inversiones.

La Rotación de Cartera como estrategia

El indicador de Rotación de Cartera debe estar acorde a los objetivos de la concesionaria.

Tomando como base los plazos de cobranza que otorgan sus proveedores, el dealer debería realizar un flujo de fondos proyectado para simular diferentes plazos de cobro y de pago y así conocer su impacto financiero.

En base a esos escenarios el dealer puede planificar diferentes estrategias:

• Si está en una etapa de captación de clientes, puede utilizar un alto índice de Rotación de Cartera para seducirlos con una buena financiación.
• Si el objetivo de la concesionaria es mayor liquidez, buscará obtener un bajo índice; para esto puede crear una política estricta que mantenga solo a aquellos clientes que paguen bien.

El hecho del que el índice de Rotación de Cartera sea alto o bajo no es el problema en sí, la cuestión es que esté siempre controlado y sea acorde al objetivo de la concesionaria.

También es importante recordar que acortar los plazos de cobranza equivale a una fuente de financiación de la empresa a un costo menor que solicitar un crédito bancario.

Y la contracara de esto es que si el concesionario no cobra intereses a los clientes por venderles a crédito, esto es lo mismo que hacer una inversión de recursos con cero rentabilidad.

Con las herramientas adecuadas el concesionario podrás, proactivamente, fijar un objetivo de Rotación de Cartera en vez de reaccionar para mejorarlo.