Una de las tareas de los Gerentes de cada área de la concesionaria es medir, controlar y mejorar sus indicadores clave (KPI) con el objetivo de conocer y alcanzar el máximo potencial facturable o de performance posible.
Si bien esta tarea es esencial para cualquier negocio, hay otra que es igual de importante y muchas veces no se realiza: Detectar posibles fugas de dinero.
Las concesionarias pueden sufrir más de 50 fugas de dinero. Estas fugas son situaciones inadvertidas que pueden estar generando pérdidas de dinero en los diferentes departamentos de la concesionaria: Ventas, Repuestos, Servicios y Administración.
Las fugas de dinero ocurren principalmente por falta de controles en los procesos de negocios del concesionario y en su sistema de gestión.
Hay dos maneras de detectar y eliminar fugas de dinero. Una de ellas es a través de auditorías periódicas externas que revisen todos los procesos de la concesionaria. Otra es prevenirlas a través de controles en tiempo real en el sistema de gestión (DMS) que usa el concesionario.
A continuación analizaremos algunas de las fugas de dinero más comunes que la concesionaria podría estar sufriendo.
Órdenes de reparación abiertas
Una Orden de Reparación abierta con mucha antigüedad está expuesta a que se le sigan asociando repuestos erróneamente. En otras palabras, los repuestos se restan del stock pero están asociados a órdenes de reparación incorrectas. Si esto no se controla constantemente se puede perder la trazabilidad de los repuestos.
Cómo sellar esta fuga
Los informes de control del taller permiten conocer qué OR está abierta en el taller y en qué fecha fue creada, para que el Gerente analice cada una.
Pedido de piezas muertas
Esta fuga es consecuencia de una falta de gestión y control del stock en los diferentes depósitos. Sucede cuando el encargado de compras realiza un pedido de repuestos para luego descubrir que ya tenía las piezas en estado inmovilizado en alguno de sus depósitos. El problema que esto acarrea, por un lado, es que se hace una inversión innecesaria en una pieza que ya se tenía y, por otro lado, el inventario muerto genera gastos y se desvaloriza con el paso del tiempo.
¿Cómo sellar esta fuga?
Una estrategia es balancear el inventario de todos los depósitos de las sucursales en base a la actividad y al stock actual.
Conclusión
El control de las fugas de dinero es tan importante como el control de los indicadores clave de gestión. Si bien la gerencia debe pensar permanentemente en cómo mejorar la rentabilidad de la concesionaria, también es vital que evite que se pierda todo lo que se puede estar perdiendo.
