Con preocupación, abres las planillas de Excel buscando respuestas. Los números se entrelazan y cada cifra genera más preguntas que respuestas. ¿Dónde se desvió el presupuesto? ¿Por qué los gastos son tan altos? ¿Seguimos siendo solventes? Tras revisar cada gasto e ingreso, te das cuenta de que la información no está tan accesible como pensabas.
La falta de información clara es relativamente inofensiva cuando todo va bien, pero crítica cuando los números no cuadran y es necesario encontrar tendencias y problemas.
La tranquilidad de saber qué sucede
Si tuvieras que indicar cuál es el gasto más significativo en el departamento comercial, sin preguntarle a nadie y exceptuando sueldos, ¿te resultaría posible? Si la respuesta es sí, entonces significa que estás en el camino correcto de una gestión basada en datos, pero si la respuesta es negativa, hay un problema (o una oportunidad según cómo se lo mire) que debe ser resuelto.
La rutina basada en datos significa tener la certeza y la tranquilidad de saber qué sucede en cada departamento de la concesionaria, al margen del valor de cada indicador. Tener conocimiento de la situación es llevar las riendas del negocio, contar con la posibilidad de revertir un resultado a tiempo, detectar oportunidades a partir de patrones, hallar puntos débiles que deben ser resueltos, detectar qué sucursal o concesionaria del grupo es la mejor rankeada en cuanto a resultados.
El verdadero tiempo perdido, lo que genera incomodidad y fastidio es tener que bucear entre docenas de planillas y pestañas para dar con la información básica para saber dónde es necesario mejorar.
Datos en acción: el caso del control de presupuestos
En el evento automotriz Auto.Tienda abordamos el concepto de “rutina basada en datos”; el nuevo día a día de un gerente o un titular que comienza la jornada con información confiable, instantánea y nutritiva, sin necesidad de terceros y sin alteraciones en los datos. Este concepto se apoya sobre un pilar clave de Autologica, Analytics, el paso evolutivo en el DMS que transforma todas las acciones que suceden en cada departamento en paneles con información ordenada, con metas, historiales y tendencias.
Este tipo de herramientas, por ejemplo, es clave cuando te preguntes… ¿qué presupuesto se asignó a cada departamento? ¿Cuánto se ha gastado de lo estipulado? ¿Cuál fue el estimado de ventas y cómo vamos mes a mes con respecto a ese indicador?
“Ahora, tengo la posibilidad de ver presupuestos detallados de cada departamento y revisarlos cada vez que quiera; para conocer esta información, antes debía pedir informes y cruzar datos lo que me llevaba mucho tiempo.”; esta es una opinión frecuente entre gerentes que eligen probar este tipo de soluciones.
Crisis latente o problema controlado
Conocer la salud del negocio y de cada departamento, tener control del presupuesto, medir diariamente… son acciones que hacen de los problemas, oportunidades para mejorar. Caso contrario, se estaría gestionando un auto-engaño: todo está bien y seguirá así por siempre.
La pregunta es… ¿qué tipo de administración prefieres?¿La tranquilidad de descubrir problemas a tiempos?¿O la emoción de lidiar con situaciones críticas en cada momento?
