Al momento de implementar un sistema de gestión en una concesionaria se presentan dos opciones:
- Elegir un sistema genérico
- Elegir un sistema específico para la industria
Ambos sistemas cumplen con las funcionalidades básicas (vender, comprar, pagar, cobrar, inventario, etc.) por lo que muchas veces la decisión termina siendo el factor económico. Sin embargo, la diferencia entre ambas alternativas es significativa y elección de una elección u otra se evidencian a corto plazo.
La experiencia de trabajo con concesionarias de diferentes industrias a lo largo de más de 20 años, ha permitido definir algunos de los efectos inmediatos que se producen tras implementar el sistema pensado para la industria.
Interfaces, KPI e información clave exigida por cada Fábrica
Hoy en día las diferentes Fábricas están comenzando a profesionalizarse cada vez más y, para ello, buscan estandarizar procedimientos y controlar la performance de cada concesionaria que vende la marca. Las interfaces son la herramienta que utilizan para enviar y recibir información clave con las concesionarias como listas de precios, listas de modelos, estadísticas de ventas, informes de performance y de satisfacción de clientes, entre otras. Esto garantiza que todos sus dealers tengan un estándar de excelencia compartido y que trabajen profesionalmente.
Los sistemas específicamente pensados para la industria no solo garantizan esta información, sino que cuentan con procesos automáticos para enviar y recibir la información en pocos pasos.
Procesos de trabajos basados en las mejores prácticas de la Industria
¿Qué repuestos comprar y cuándo? ¿Cómo debe ser el mejor circuito para facturar Órdenes de Reparación? ¿Cuándo es el mejor momento para llamar a un cliente y ofrecerle un servicio? ¿Cómo medir la gestión de mis vendedores? ¿Cómo detectar mis puntos de fugas de dinero? Estas son preguntas que un ERP genérico no responde, pero sí lo hace un sistema pensado para concesionarias.
Autologica DMS cuenta con una funcionalidad automática que le recuerda a los vendedores los llamados que deben realizar y a los empleados del taller cada vez que deben llamar a un cliente que está por requerir un servicio de mantenimiento. Este tipo de funcionalidades, entre muchas otras, solo son viables en sistemas para concesionarias que saben cómo trabaja la industria y qué necesidades tiene.
Comprobantes pensados para concesionarias
Uno de los comprobantes más importantes para cualquier concesionaria es la Orden de Reparación, es decir, el documento que se crea cada vez que se inicia un trabajo en el taller. Este comprobante se puede parametrizar en un ERP genérico para que permita llevar la gestión, sin embargo, se generarán inconsistencia en la parte contable. En cambio, los softwares para concesionarias no solo permiten generar estos comprobantes para que afecten la gestión y la contabilidad correctamente, sino que además permiten:
- Realizar una trazabilidad de cada repuesto que se ingresa a esa Orden de Reparación.
- Obtener informes sobre la cantidad de órdenes abiertas, el precio de repuestos y de mano de obra de cada una para obtener conclusiones sobre la performance y rentabilidad del área.
- Controlar el stock de repuestos de manera exhaustiva a través de vales y pre vales para evitar cualquier tipo de fuga de dinero.
Utilizar sistemas que no están pensados inicialmente para llevar la operatoria de una concesionaria, tarde o temprano generan inconsistencias de la información, obligan a duplicar tareas manuales, e impiden la correcta trazabilidad de los procesos lo cuál puede provocar fugas de dinero.
Flujos de trabajo para cada rol
Cada departamento de la concesionaria debe estar comunicado y trabajando de forma aceitada para satisfacer los pedidos y demanda de los clientes a tiempo. Las demoras, al igual que los errores y distracciones, no hacen más que alimentar la insatisfacción de los clientes.
Autologica DMS, como los sistemas modernos, utiliza workflows (flujos de trabajo) para garantizar que cada participante de un proceso (por ejemplo, una venta de un vehículo) sepa qué tareas debe hacer solo con abrir el sistema cada día. Esto evita dejar procesos incompletos o generar demoras. Desde el vendedor (que verá la agenda con cada contacto que debe realizar en el día), pasando por los encargados de los trabajos de acondicionamiento previos a la entrega, hasta el encargado de dar la unidad al cliente, cada uno verá en su pantalla las tareas que debe realizar y en el momento que debe hacerlo.
Estos son solo cuatro de los efectos directos de la profesionalización de una concesionaria a través del uso de un sistema adecuado. A la hora de buscar un mejor posicionamiento en un mercado cada día más competitivo, un DMS marca una gran diferencia.
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