Día a día se vuelve más importante conocer los detalles de cada dato de la concesionaria. La creciente tendencia del Big Data (análisis de grandes cantidades de información) ha ido abarcando cada vez más industrias hasta llegar a las concesionarias.
Big Data es un concepto que se debe tener en cuenta si se quiere lograr obtener el máximo beneficio del negocio y evitar, gracias al análisis de datos, llegar a puntos críticos tanto a nivel contable como operativo.
Los datos que se generan en la operatoria diaria de la concesionaria nos están diciendo diferentes cosas todo el tiempo. Debemos tener el hábito y las herramientas para poder leerlos y tomar decisiones en base a ellos.” Vanesa Vena, Consultora en Autologica S.A.
A lo largo de esta serie de notas se va a trabajar la importancia de tener estrategias basadas en el análisis de datos de la concesionaria con el objetivo de:
- Evitar situaciones críticas mediante el análisis de tendencias
- Comparar la performance de cada área en diferentes periodos
- Detectar aquello que funciona bien para mejorar aún más sus resultados
- Analizar los puntos en los que la concesionaria pierde dinero por ineficiencia, mala operatoria y fraudes, para tomar medidas.
¿Qué medir?
Esta es la primera pregunta que hay que hacerse antes de empezar a analizar datos. La concesionaria genera miles de ellos todo el tiempo (ventas, órdenes de reparación abiertas, compras, contactos con prospectos, datos de clientes, pagos, deudas, etc.) y, por lo tanto, es clave saber qué extraer de ese universo de números y para qué hacerlo.
Para empezar a trabajar con los datos de la concesionaria planteamos una serie de indicadores clave de performance que son muy relevantes para saber el estado de cada área:
- Factor de Absorción: permite detectar en qué medida los ingresos en el área de Posventa contribuyen a absorber los gastos fijos de la concesionaria.
- Órdenes de reparación abiertas mensualmente: permite conocer la cantidad de trabajo del taller y además saber si se tratan de trabajos internos, de garantía, o facturados a clientes.
- Ventas de repuestos y trabajos por orden de reparación: permite detectar si el negocio depende de la venta de repuestos, si depende de la venta de servicios y mano de obra, o si se encuentra en un punto de equilibrio.
- Cono de ventas: permite detectar, de forma rápida y sin errores, cuál es la efectividad real de cada vendedor.
- Estado del stock: permite saber cómo se compone el stock en base a la actividad de las piezas, detectar el costo de los repuestos inmovilizados, comparar el stock entre diferentes sucursales, encontrar compras poco efectivas, entre otras.
Resulta fundamental que los gerentes puedan tener una visión global, integral y analítica para monitorear el estado del negocio, sobre todo si las áreas no tienen puestos de analistas.
¿Cuándo medir?
Esta pregunta es relativa porque depende de qué se mide y con qué objetivo. El cono de ventas, por ejemplo, es un indicador que se puede medir mensualmente para tener una imagen más completa de la efectividad de los vendedores, en cambio un informe de cantidad de contactos que realizan los vendedores es más permeable a ser analizado en períodos cortos. ¿La razón? Es clave detectar rápidamente si existen contactos no realizados para poder reasignarlos antes que el prospecto se canse de esperar y elija otra opción.
Es importante contar con sistemas que permitan medir en diferentes periodos este tipo de indicadores, junto a indicadores de otras áreas, pero también es importante que usted cuente con un plan de medición y que, además de compilar datos, se haga preguntas a partir de ellos para poder aplicarlos en la mejora continua del negocio.
¿Cómo medir?
Los softwares para concesionarias modernos contemplan la importancia de generar, almacenar y ofrecer una forma ordenada y clara de utilizar la información. Entre las diferentes herramientas que ofrecen los sistemas (como el caso de Autologica DMS) se destacan:
- Informes que ofrece fotografías de cada área: son los informes más ‘clásicos’. En una página muestran resultados en un período de tiempo de un área específica. Estos informes son útiles para ver resultados.
- Informes interactivos/Business Intelligence: Estos informes cuentan con sistemas de navegación drill-down y drill-up que permiten saber cómo se compone cada dato de los informes. Esto permite a cada Gerente ver más detalles de cada indicador yendo de lo general hacia lo particular, y viceversa.
Las tecnologías de la información son una parte fundamental del fenómeno del Big Data, puesto que esa masividad de datos de operatorias diarias sería imposible procesarlas sin un software. Estas tecnologías “hacen hablar” a los datos, pero para eso es fundamental saber qué se quiere analizar y para qué se quiere hacerlo, debido a que existe una gran cantidad de combinaciones de variables para analizar y cruzar la información.
Autologica DMS cuenta con una herramienta de Business Intelligence que facilita la tarea de saber qué sucede en la concesionaria en todo momento. Contáctenos para recibir más información.
