En el Departamento de Repuestos las piezas se cuentan de a miles, los pedidos del taller para realizar trabajos y las compras de los clientes en el mostrador son constantes y, muchas veces, también lo son los pedidos desde otras sucursales.
Los Gerentes de Repuestos suelen comentarnos que hay que estar todo el tiempo pendiente del estado del stock para evitar los pedidos de emergencia, y controlar la evolución del estado de las piezas (vivas, durmientas, muertas y obsoletas) para tener un depósito eficiente y que no genere pérdidas de dinero.
Si bien el Departamento de Repuestos es muy complejo, con buenas prácticas puede ser una unidad muy rentable para la concesionaria. No solo es necesario adoptar buenas prácticas (ver nota), sino que se debe estar pendiente de lo que llamamos ‘los desapercibidos’: tareas, controles, pendientes, y cuestiones que, si no se aplica un control exhaustivo, se pierde en el ajetreo diario.
“Muchos de estos controles no suelen hacerse porque no se consideran clave, sin embargo marcan una gran diferencia a la hora de ver los resultados finales del Departamento de Repuestos. A la hora de analizar la performance mensual y anual del área, la sumatoria de estos controles constituyen un impacto más que positivo a los números de la concesionaria.” Stefania Cicconofri, Consultora en Autologica.
¿Qué controlar y cómo hacerlo?
Pedidos de repuestos pendientes de entrega
El Problema: El problema de no darle prioridad a los pedidos que llegan a la concesionaria se resumen en tres puntos: 1) nadie contacta al cliente y éste no recibe su pedido; 2) si se cansa de esperar va a otra concesionaria, y 3) las piezas pasan a formar parte de un stock inmovilizado,
La solución: Para garantizar la satisfacción de clientes y la eficiencia del taller, cuando llegan pedidos se debe dar prioridad a su entrega expeditiva. Los informes de pedidos pendientes permiten gestionar el envío a los clientes de los repuestos por falta de stock y que han llegado a la concesionaria. Posibilita administrar rápidamente los pendientes, achicar los mismos al momento de la llegada de las piezas y evitar obsolescencia de repuestos por comprar piezas que nunca se envían a los clientes.
Motivos de las ventas perdidas
El problema: El cliente pide un repuesto, pero por alguna razón se va de la concesionaria sin el mismo. ¿Por qué sucedió esto? si el repuestero no puede definir el motivo de venta perdida no tiene forma de buscar tendencias o posibles problemas para que ese cliente sí compre la pieza. Por ejemplo, si el motivo está relacionado al trato al cliente pasará desapercibido a pesar de ser un problema de fácil solución.
Tanto el no saber por qué la gente no compra los repuestos que busca, como saber por qué se están devolviendo repuestos que se enviaron al taller, generan la misma consecuencia: trabajar a ciegas perdiendo tiempo y dinero.
La solución: Los sistemas modernos permiten indicar el motivo de las ventas perdidas al instante, con un solo botón como el caso de Autologica DMS, pero exigen que el repuestero tenga el hábito de hacerlo. Ese hábito se debe trabajar diariamente. Tener esa práctica se traduce en el ahorro de tiempo en la carga de información valiosa para la gestión de inventarios y compras, e identificar el motivo por el cual el cliente finalmente decidió no comprar.
Repuestos con stock bajo en un depósito, pero con stock alto en otro
El problema: Esta información es clave y ofrecida por los sistemas inteligentes, pero si no es utilizada lo que sucede es que 1) se hacen pedidos a Fábrica de una pieza que podría transferirse desde otro depósito, 2) se aumenta la inmovilización de piezas y 3) se realiza un gasto innecesario.
La solución: Una de las funciones de Sugerencia de pedido es permitir al analista de repuestos detectar qué repuestos se tienen como excedente en un depósito y que se pueden transferir a otro que los necesita. El uso de esta información es la que garantiza que cada depósito esté más equilibrado y tenga más probabilidades de satisfacer las necesidades de cada cliente.
Descuentos otorgados
El problema: es cierto que aplicar descuentos, por un lado permite concretar más ventas, pero, por otro lado, si no se controlan de forma exhaustiva se puede estar perdiendo dinero por descuentos excesivos o de un porcentaje demasiado alto. Esto atenta contra la rentabilidad de la venta y las políticas de la concesionaria.
La solución: Autologica DMS dispone de varias alternativas de control a nivel de descuentos aplicados para poder restringir la posibilidad de dar descuentos y Controlar los descuentos otorgados.
Si quiere conocer más sobre las funciones, herramientas e informes inteligentes del área de repuestos de Autologica DMS, contáctese con nosotros.
