Aplicando las 5S de Toyota al Dpto. de Posventa (Parte 2)

Seiton– (Orden) – “Mantener todo en orden”.

En la nota anterior analizamos la primer S de las conocidas “5S” de Toyota pueden aplicarse al taller de la concesionaria de autos, maquinaria agrícola, camiones, ómnibus o motos. 

En este artículo veremos la segunda S, que se refiere a Seiton, o sea “Mantener todo en orden”.

Tomando como base lo visto para la primera S (Seiri - clasificar y depurar), podemos decir que la segunda S nos ayudará a disponer en forma ordenada y ágil de todos los elementos esenciales en el taller. Esto incluye los repuestos que se clasificaron aplicando la ley de Pareto (ver nota anterior) y las herramientas que usa el taller.

La primera ventaja del concepto de Seiton es que el personal encontrará las piezas que necesita de un modo más rápido, práctico y con menos inconvenientes.

El tiempo que nos ahorra un taller ordenado y los problemas que simplifica son esenciales para mejorar la productividad. Veamos algunos de los beneficios de aplicar la segunda S:

• Ahorro: Muchas veces un empleado ordena recambios para objetos que simplemente están mal ubicados en la concesionaria.
   
• Aumenta la productividad al disminuir el tiempo para encontrar una pieza o herramienta:Colocar los elementos que se utilizan más frecuentemente en ubicaciones convenientes reduce el tiempo de búsqueda y reposición de repuestos y herramientas.
   
• Reduce tiempo perdido en controles de stock: Con las piezas y herramientas ubicadas en un orden establecido es más fácil detectar faltantes.
   
• Mejora la estética del concesionario:Un taller ordenado genera confianza en el cliente a la hora de dejar su vehículo
   
• Se evitan posibles lesiones: Una pieza, herramienta o material de trabajo mal ubicado puede exigir al personal a estirarse o agacharse para alcanzarlo, girar de modo incorrecto, trabajar en posiciones incómodas, etc.
   
• Mayor facilidad de limpieza:Al estar las piezas ordenadas se acumula menos polvo; no hay que reubicar herramientas mientras se limpia.

Cómo implementarlo:

Lo primero que debemos hacer es tomarnos el tiempo de dividir las herramientas y piezas según la frecuencia en que se utilizan, para luego asignar lugares de almacenamiento.

Se recomienda administrar los elementos del siguiente modo según su frecuencia de uso:

Las piezas que se utilizan constantemente y las de frecuencia semanal deben estar visibles desde el área de trabajo. 

Al ubicar cada elemento en los estantes organizados según lo indicado en la gráfica, se deben colocar etiquetas que señalen dónde va cada uno. Esto agilizará el trabajo, por ejemplo indicando al personal si una herramienta está en uso, y además lo que se remueve podrá regresarse sin complicaciones.

Cómo su DMS puede ayudar

Si su sistema de gestión DMS tiene un módulo de Bienes de Uso, además de usarse para fines contables puede ayudarlo a establecer orden en el taller.

A modo de ejemplo, el módulo de Bienes de Uso de Autologica permite ordenar elementos según rubros y subrubros, lo que facilita la búsqueda. Se puede asignar la ubicación a cada herramienta, quién es el responsable, una descripción, e incluso se puede configurar la vida útil de cada una. Esto no sólo sirve para la amortización sino que ayudará a saber cuándo reemplazar cada herramienta, o cuándo renovar un producto que tenga vencimiento.

Si la concesionaria tiene varias sucursales, el sistema permite ver qué piezas y herramientas se encuentran en cada una. Esto es útil cuando se comparte una herramienta importante entre varias sucursales.